CUIDADOS COM A MEDIAÇÃO ‘VIRTUAL’
Como em todo processo de resolução consensual de disputas no qual se pretende possibilitar que as partes tomem uma decisão verdadeiramente informada, seja ela pela realização de acordo ou não, também na mediação por videoconferência a chave para o sucesso é a preparação.
ABSTRACT IN ENGLISH
As in any consensual dispute resolution process in which the parties are supposed to be able to make a truly informed decision, whether or not to reach an agreement, also in video conference mediation the key to success is preparation. The current writing approaches ten tips for the online mediator.
It is critical to keep in mind that everyone is learning how to deal with a new reality. Mistakes and successes will be committed by mediators, parties, representatives, and lawyers, awakening interest in learning and training. This is not the time for frustration or discouragement, but for critical and creative thinking, focused on solving problems that may arise from the use of videoconferencing in mediation.
É fundamental que o mediador pense em todos os detalhes e busque se antecipar a possíveis imprevistos e pensar em como contornar eventuais obstáculos à mediação.
Exemplificativamente, uma das partes pode ter dificuldades em acessar a plataforma de videoconferência ou em se comunicar com o mediador ou a outra parte. Alternativas como artigos, tutoriais, guias, manuais e outros podem ajudar na hora de a parte tentar acessar a plataforma.
É possível que existam problemas de banda de internet, quando então o mediador poderá sugerir o uso provisório de outros softwares ou apps para possibilitar a troca das mensagens até que se restabeleça a conexão por vídeo.
O importante é ter em mente que todos estão aprendendo a lidar com uma nova realidade. A mediação por videoconferência é novidade para muitos. Erros e acertos ocorrerão e serão cometidos por mediadores, partes, representantes e advogados, dando oportunidade para o aprendizado e despertando o interesse por capacitação. Não é hora para frustração ou desânimo, mas para o pensamento crítico e criativo, voltado à solução de problemas que podem derivar do uso da videoconferência na mediação.
O presente texto tem este objetivo e você encontrará outros tantos na internet, inclusive para aprender mais sobre negociação online.
DEZ DICAS PARA PLANEJAR E CONDUZIR UMA MEDIAÇÃO POR VIDEOCONFERÊNCIA – SUBPARTE I
O presente texto abordará cinco dicas de planejamento e condução de mediação por videoconferência. São elas:
1.ESCOLHA UMA PLATAFORMA ADEQUADA E CONFIÁVEL PARA A COMUNICAÇÃO
Mediação é conceitualmente definida como o processo de negociação assistida em que um terceiro neutro busca facilitar a comunicação e explorar opções para a solução da disputa. Assim sendo, a comunicação é o ponto sensível na mediação.
Sem uma boa ferramenta de videoconferência, o mediador pouco poderá render. Mesmo se consideradas as melhores ferramentas eletrônicas, ainda assim haverá perda ou ruído de comunicação, se tomada por referência a mediação presencial.
Os sites especializados em mediação referem-se a diversas plataformas: GoToMeeting, Google Hangouts Meet, Skype, WebEx, Whereby e Zoom. Problemas de segurança com a última, em fenômeno que ficou conhecido como “zoom bombing”, chamaram a atenção também no mundo da mediação para a necessidade de adoção de medidas voltadas à proteção do processo de mediação, dos dados e da imagem das partes (veja como se proteger aqui).
A escolha deve observar a plataforma que no momento ofereça maiores e melhores recursos de áudio, vídeo, compartilhamento de arquivos e segurança. O mediador deverá se certificar de que os participantes baixaram todos os softwares, plug-ins, extensões, etc. necessários ao bom funcionamento das ferramentas de comunicação. Isso vale também para a “Plataforma Emergencial de Videoconferência para Atos Processuais” disponibilizada pelo CNJ, a ser utilizada em mediações pré-processuais, mediações judiciais e conciliações.
2.SEMPRE TESTE A PLATAFORMA E OS USUÁRIOS ANTES DO INÍCIO DA MEDIAÇÃO
Os minutos que antecedem e sucedem a abertura da mediação são cruciais para o processo e o resultado. Boa parte da credibilidade do mediador é construída nos momentos iniciais da mediação. Dificuldades em inserir todos os envolvidos no processo podem gerar frustrações e desconfiança logo de início.
O ideal é que cada um dos participantes tenha o seu próprio dispositivo e possa habilitar e desabilitar o uso de voz. É recomendável que todos testem o som antes da abertura da mediação. O participante também deverá ter a câmera habilitada e bem posicionada, de forma a proporcionar que os outros possam se concentrem nele e assimilar as suas ações e reações, inclusive as corporais. A abertura também é um bom momento para o mediador testar a funcionalidade de compartilhamento de arquivos. A apresentação de documentos não só é comum nas mediações, como também fundamental na maioria delas.
3.DESTINE MAIS TEMPO PARA O PLANEJAMENTO DA MEDIAÇÃO
Mediadores talentosos sabem que a mediação começa muito antes da abertura. Quanto maior a preparação, maior as chances de a mediação correr bem. A mediação por videoconferência exige mais tempo de preparação do que a mediação presencial.
Se possível, o mediador deve manter contato prévio com as partes e/ou seus representantes, de forma a verificar não só as questões relacionadas à disputas, como também eventuais problemas relacionados à plataforma de videoconferência ou dúvidas relacionadas ao processo de mediação online.
Haverá abertura formal por parte do mediador? As partes terão oportunidade para apresentarem as suas razões? Será possível o uso do caucus? Há uma série de desdobramentos que podem e devem ser antecipados e planejados pelo mediador.
A fase inicial, também conhecida por pré-mediação, é essencial para que o mediador colha informações sobre as partes e o conflito, passe instruções sobre o processo e construa o rapport com as partes e os advogados.
4.CAPRICHE NA ABERTURA
O que começa errado tende a terminar mal. A máxima que vale para a vida em geral e os processos judiciais em especial também se aplica à mediação, e não é diferente com o recurso à videoconferência.
O mediador talentoso sabe que a abertura é um dos momentos mais críticos da mediação. Além de explicar as regras do processo na abertura da mediação virtual, o mediador também deverá checar se todos os participantes compreenderam não somente a dinâmica do processo, como também o uso das ferramentas de comunicação, certificando-se de que cada um possa ouvir e falar quando necessário, inclusive em particular com o neutro.
Dado o quadro geral de incertezas gerado pela pandemia do Novo Coronavírus, também é importante que o mediador inspire mais otimismo e confiança que o normal, exortando as partes a colaborarem e identificado o inimigo comum a todos na atualidade (COVID-19).
5.LEMBRE-SE DA DIFERENÇA ENTRE VIDEOCONFERÊNCIA OU TELECONFERÊNCIA
Lembre-se de que a mediação se vale da tecnologia para reunir o mediador, as partes e os representantes e para possibilitar que todos construam uma solução, não para que o mediador valha-se de sua condição de condutor do processo e de administrador para cortar abruptamente o áudio e o vídeo de algum participante. Isso deverá acontecer apenas se indispensável para a boa condução dos trabalhos. O mediador não deve tornar os participantes meros telespectadores do processo, mas engajá-los no processo desde o seu início, o que somente é possível se eles tiverem oportunidade de voz.
A próxima postagem trará as outras cinco dicas para o mediador “virtual”.
