DEZ DICAS PARA PLANEJAR E CONDUZIR UMA MEDIAÇÃO POR VIDEOCONFERÊNCIA – SUBPARTE II

Em nosso texto anterior, abordamos cinco dicas para o planejamento e a condução de mediações remotas. 

Seguem outras sugestões para as etapas que se seguem ao início da mediação.

ABSTRACT IN ENGLISH

As in any consensual dispute resolution process in which the parties are supposed to be able to make a truly informed decision, whether or not to reach an agreement, also in video conference mediation the key to success is preparation. The current writing approaches ten tips for the online mediator.

It is critical to keep in mind that everyone is learning how to deal with a new reality. Mistakes and successes will be committed by mediators, parties, representatives, and lawyers, awakening interest in learning and training. This is not the time for frustration or discouragement, but for critical and creative thinking, focused on solving problems that may arise from the use of videoconferencing in mediation.

6.ESTABELEÇA O PERÍODO DE DURAÇÃO DA MEDIAÇÃO

É mais fácil para o mediador e as partes controlarem o tempo nas mediações presenciais. Mediações por videoconferência normalmente causam problemas relacionados ao monitoramento de tempo, o que tende a se agravar durante o isolamento social, período em que as partes têm dificuldades com o gerenciamento da agenda. 

O uso sábio do tempo é importante na mediação. Bons mediadores e advogados sabem disso. O trabalho do mediador é saber dosar o tempo, sem permitir falsas impressões de parcialidade ao dar mais tempo para um dos lados se expressar, ou deixar o processo correr sem fixar tarefas ou limites temporais para a conclusão. 

Uma das vantagens da mediação “virtual” é que sempre será possível interrompê-la para que um ou ambos os lados reflitam melhor sobre os seus interesses e as suas posições. 

Contudo, a objetividade não pode ceder espaço para a lentidão, devendo o mediador desarmar táticas de uma das partes voltadas a cansar a outra e o próprio neutro. Isso não significa dizer que o mediador não deva autorizar pausas ou mesmo sugeri-las. Passar muito tempo na mesma posição e conectado ao mesmo dispositivo são condutas que normalmente reduzem a performance dos participantes. 

7.IDENTIFIQUE E INTEGRE TODOS OS ENVOLVIDOS

Nos EUA, é comum que os mediadores esforcem-se para ter “the right people at the table”, ou seja, para convidar e assegurar que todos os participantes indispensáveis à mediação estejam presentes. O sucesso da mediação depende, em grande parte, dos envolvidos no processo. 

O que se vê em muitas mediações judiciais é a falta de poder ou de autoridade de representantes, prepostos e advogados para a tomada de decisão. Na mediação por videoconferência, seja ela extrajudicial, pré-processual ou judicial, é dever do mediador alertar que os participantes deverão ter autoridade tanto para trocar informações quanto para negociar as condições de eventual acordo. Quando menos, é recomendável uma alçada. Em caso de inexistência ou extrapolamento da alçada, os participantes devem ter acesso remoto e imediato àqueles que detêm poder para aconselhar e definir os rumos da parte na mediação.

8.DEFINA PREVIAMENTE A PAUTA COM OS PARTICIPANTES

O mediador deve organizar o processo de mediação. A construção da pauta é a pedra fundamental no processo de articulação. 

Embora o procedimento de mediação seja flexível, com vai-e-vens constantes, o formato da videoconferência pode fazer com que os participantes não se conectem com a intensidade necessária. 

O  estabelecimento de uma pauta em momento anterior à abertura ou logo no início da mediação facilitará o trabalho de todos e permitirá ao mediador que navegue entre os itens pautados (ex. valor a ser pago, parcelamento, efeitos da quitação, etc.). 

9.VIABILIZE A EFETIVA COMUNICAÇÃO 

O maior desafio das mediações por videoconferência é a comunicação. A maior parte das disputas envolve algum problema de comunicação. O mesmo acontece com a maior parte dos conflitos não resolvidos. A facilitação da comunicação é um dos maiores desafios ao mediador. 

Se mesmo na comunicação presencial é difícil fazer com que a mensagem seja transmitida sem ruído, na comunicação virtual a questão ganha muito mais complexidade. A videoconferência pode contribuir intensamente para embaralhar as mensagens pretendida, comunicada e recebida. Daí a importância da adaptação do mediador ao formato eletrônico. 

A boa notícia aqui é que as técnicas tradicionais de facilitação da comunicação presencial podem perfeitamente ser repensadas e funcionar na mediação virtual. São elas: caucus, reformulação, paráfrase, resumo, expansão, espelhamento, escuta ativa, validação, reconhecimento e valorização das emoções e dos sentimentos. 

10.CUIDE COM A NEUTRALIDADE, A IMPARCIALIDADE, A CONFIDENCIALIDADE E A PRIVACIDADE

Imparcialidade e neutralidade são fundamentais para a construção de rapport entre mediador e participantes. Daí a necessidade, por exemplo, de o mediador cuidar com a destinação do mesmo período de tempo para as sessões separadas com cada um dos lados, bem como de não aplicar testes de realidade durante as sessões conjuntas. 

Deve o mediador afirmar a sua independência desde o início, pois o uso da videoconferência, em especial nas sessões separadas com apenas um dos lados, pode gerar níveis maiores de desconfiança no lado adversário do que os observados no caucus presencial. 

Outro cuidado que o mediador deve ter é com a confidencialidade (ex. mediações privadas) e a privacidade (ex. caucus em qualquer tipo de mediação). O mediador precisa fazer os alertas e estabelecer as vedações desde o primeiro momento. Exemplificativamente, o mediador judicial poderá pedir autorização a uma das partes para se reunir privadamente com a outra em uma sala virtual, destacando que o teor da conversa será privado, alertando também que a comunicação não poderá ser gravada. Se nas mediações presenciais o mediador já deve adotar uma boa dose de cautela ao realizar o caucus, nas mediações virtuais o cuidado deve ser ainda maior.

Lembre-se de que boa parte das soluções para videoconferência não são voltadas para o uso específico da mediação, fator que pode suscitar diversas questões relacionadas à privacidade. Logo, o mediador terá que adaptar o uso da ferramenta para assegurar a confidencialidade e a privacidade das comunicações.

AUDIÊNCIA VIRTUAL: UMA NOVA REALIDADE

Ampliar o acesso à justiça em tempos de pandemia significa possibilitar que as partes possam recorrer à negociação, à mediação, à conciliação e à judicialização por meio de ferramentas tecnológicas. A mediação vem sendo apontada como a forma mais adequada, flexível e célere de resolução de conflitos e processos na atualidade. 

Contudo, mediadores e envolvidos nas disputas, sejam elas extrajudiciais ou judiciais, precisam estar atentos para as potencialidades e as limitações do uso da tecnologia da informação e da comunicação nas audiências de mediações. 

Em especial, o mediador deve alocar mais tempo do que o usual para a preparação do processo de mediação e para a sua abertura, garantindo que as partes compreendam a nova metodologia e possam expressar as suas razões e emoções, compreender os interesses e as posições do outro lado e negociar plenamente. 

Além disso, o neutro deve também se assegurar de garantir um ambiente seguro e propício para a negociação assistindo, preservando a sua neutralidade e imparcialidade e a privacidade e a confidencialidade do processo de mediação.